무역계약서 서면 확인(written confirmation)의 중요성

무역 절차를 처음 배우면서 청약(Offer) - 반대청약(Counter offer) - 승낙(Acceptance) 등의 말을 배우게 된다. 무역 계약을 맺기 위해서 앞의 과정들을 거친 다음 나오는 과정이 무엇인가? 바로 계약서이다. 계약을 맺고 다음 과정으로 선적, 대금 청구, 대금 지급 등이 이어진다.

하지만 서면 확인의 중요성을 강조하는 곳은 많지 않다. 하지만 많은 수의 계약이 구두 확인(Verbal confirmation)에서 서면확인(Written confirmation)을 간과한 채 계약서 작성의 단계로 넘어 갔다가 어그러 지는 경우가 발생 한다.

물론 Verbal confirmation도 승낙의 한 종류로 효력을 발휘 한다고 하지만 우리가 사는 이 real world에서 서면확인이 없이 계약 상대방을 묶어 두기에는 현실적으로 힘든 부분이 많다. 

아래의 예를 들어 이해를 돕도록 하겠다.

예) 한국의 A사는 일본의 B사에게 C 제품 100개를 USD 100/EA에 판매하기로 합의 하였다. A사의 영업 담당인 김씨와 B사의 구매 담당인 호로시키상은 호로시키상이 입사를 한 5년 전부터 동고동락 한 사이이며 서로에 대한 신뢰가 굳게 맺어져 있다. 이번 계약도 평소와 마찬가지로 전화로 가격 이야기를 하고 컨펌을 했으며 김씨는 계약서 초안을 작성 해 호로시키상에게 보냈다. 평소 같으면 하루 내에 상사의 사인을 받아 보내 주는 호로시키상이 유독 이번만은 회신이 느렸다. 

호로시키상은 왜 사인된 계약서를 보내 주지 않는 것일까? 이유는 다양하게 있을 수 있다. B사의 자금 사정이 좋지 않아서, 호로시키상의 상사 혹은 다른 사인권자가 사무실에 없어서, 구두로 컨펌을 하고 보니 국제 시장 가격이 하락해 비싼 가격에 사기 싫어 졌다던지. 대부분의 경우는 가격이 문제가 된다. 무역 계약에서 가장 합의 하기 어려운게 가격이고, 계약 취소의 가장 큰 원인도 가격이다.

어쨌든, 가격이 되었든 다른 점이 문제가 되었든, A사로서는 B사가 사인을 해 줄 의향이 없다는 것이 문제고, B사가 그렇게 나오더라도 잡을 수 있는 방법이 없다는 것이 문제다.

그리고 이런 경우 자체 생산 라인에서 이미 생산을 시작해 불필요한 재고 부담을 안게 된다면 다소 문제가 될 것이지만 다른데 전매가 가능 하다면 쉽게 해결이 가능할 것이다. 하지만 삼국간의 경우 B사에 컨펌을 함과 동시에 소싱처인 D사에게 컨펌을 했다면(그것도 우리는 서면으로 컨펌을 줬다면) 단순히 A-B사 사이의 문제가 아니게 된다.

이런 골치아픈 문제를 피하기 위한 첫번째 단계가 바로 계약서 단계로 넘어가기 전에 서면 확인 수취를 게을리 하지 않는 것이다.

물론 서면 확인이 모든 문제를 해결 해 주지는 않는다. 작정하고 덤비는 상대방에게 사인이 안 되어 있는 이메일 쪼가리 하나는 그냥 종이쪼가리로 취급 받을 수 있다. 이런 경우 소송으로 진행 하게 되면 물론 상대방보다 유리한 편에 설 가능성이 있으나 실질적 손해를 증명할 수 없기 때문에 권장하는 방식은 아니다. 예상 수익을 손해라고 한다거나, 생산에 들어간 원재료 값을 손해라고 한다거나 하는 주장은 받아들여 지지 않는다. 왜냐하면 실제 선적이 진행 되어서 손해가 확정 되지 않았기 때문이다.

하지만 서면확인이 해결해 주는 문제도 확실히 있다. 계약 상대방에 심리적인 구속감을 주는 것이다. 이메일 혹은 팩스로 딜 던(deal done) 내용을 보내고 나면 분명 계약 상대방은 심리적인 구속감을 느끼고, 계약 취소 의향을 내비치더라도 이쪽에서 계약 유지 의사를 강하게 밝히면 깨갱하는 경우가 많다. 때문에 구두 확인 이후에는 반드시 서면 확인을 거친 후 계약서 단계로 넘어 갈 것을 권한다.

서면확인을 받을 때 반드시 들어가야 하는 내용에 관해서는 무역계약서 계약의 주요 내용을 확인 하기 바란다.